Tietosuoja-/rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE                                                                Laatimispäivä 16.5.2018, muutos 9.2.2019, päivitys 14.2.2021, päivitys 12.6.2024

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 § 

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Leonberginkoirat ry 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sanna Roste-Torniainen, 0505461086

3. Rekisterin nimi
Suomen Leonberginkoirat ry jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitämiseksi sekä jäsenlehden ja jäsenmaksulaskujen lähettämiseksi jäsenille. Lisäksi yhdistys ylläpitää jäsenkasvattajalistaa Internetsivuillaan sekä jäsenlehdessään, joiden julkaisemiseen kasvattajäsen antaa luvan liittyessään yhdistyksen jäseneksi, ellei sitä erikseen kiellä.

Pentuvälityksessä sekä jalostusuroslistalla julkaistaan myös ilmoittajan antamat tiedot. Ilmoittaja suostuu tietojen julkaisemiseen tehdessään ilmoituksen pentuvälitykseen ja/tai jalostusuroslistalle.

Yhdistys ylläpitää jäsenlaskutusrekisteriä erillisen laskutusohjelman (Membook) puitteissa. Tietosisältö poistetaan kohdan 5 mukaisesti. Ohjelma on suojattu salasanalla.

5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä on tiedot jäsenten nimistä, osoitteesta, mahdollisesta kennelnimestä, jäsen- ja laskunumerosta sekä jäsenmaksun suorittamispäivästä. Eronneiden jäsenien tiedot pidetään rekisterissä sen kalenterivuoden loppuun asti, jolloin ovat ilmoittaneet erostaan. Näin toimitaan kirjanpidollisista syistä. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan jäsenten itsensä ilmoittamana. Suomen Leonberginkoirat ry on ostanut Posti Oy:lta osoitepalvelun, jonka myötä saamme jäsenten postille ilmoittamat muuttuneet osoitetiedot. Tämä palvelu koskee ainoastaan lehden postitusta. Muutoin Suomen Leonberginkoirat ry ei ota tietoja luovutuksena toisista lähteistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilö-/jäsentietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle muutoin kuin jäsenlehden lähettämistä varten (postitus). Kts. kohta 9.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilö-/jäsentietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet / ATK:lla käsiteltävät tiedot
Henkilö-/jäsentiedot ovat puheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan sekä yhden hallituksen jäsenen (hallituksen kokouksessa valittu) saatavilla, erikseen salasanalla suojatussa Membook -järjestelmässä. Jäsentiedot pidetään rekisterissä erovuoden loppuun saakka, jonka jälkeen ne tuhotaan. Jäsenhakemuksia säilytetään, kunnes ensimmäinen jäsenmaksu on kirjautunut yhdistyksen tilille, sen jälkeen jäsenhakemuskaavake tuhotaan. Pentuvälitykseen ja jalostusuroslistalle annetut tiedot hävitetään, kun pentue poistuu pentuvälityksestä tai kun omistaja/kasvattaja haluaa poistaa uroksensa jalostusuroslistalta. Samoin poistetaan kasvattajalistalta jäsenkasvattajan tiedot pyydettäessä.

Jäsenrekisterin tiedot jäsenlehden postittamista varten lähetetään suojatun hp yhteyden kautta painotalo Granon tiedostopalvelimelle. Lehden painaja Grano tuhoaa postituksen jälkeen välittömästi postitusta varten saamansa jäsentiedot.

10. Tarkastusoikeus
Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä säilytetään yhdistyksen jäsenrekisterissä. Tiedot voi tarkastaa yhdistyksen puheenjohtajalta.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Mikäli yhdistyksen jäsen havaitsee tietojensa olevan virheelliset (jäsenrekisteri, kasvattajalista tms.) on hänellä oikeus ja velvollisuus ilmoittaa tästä yhdistyksen jäsensihteerille viipymättä tietojen korjaamiseksi.